Siete claves para preparar a tu universidad para su transformación digital

En este blog ya se ha hablado con anterioridad de la transformación digital de las universidades, tanto nosotros como otros autores (ver aquí). En concreto, hemos tratado de definir qué es y que no es transformación digital (ver aquí), hemos argumentado sobre los aspectos claves para poder abordar la transformación digital con éxito (ver aquí) y hemos reflexionado sobre los posibles efectos perversos de una digitalización no meditada (ver aquí).Pero las universidades, una vez conscientes de la necesidad de adaptación a las nuevas circunstancias, quieren establecer una ruta hacia esa transformación digital. Es evidente que cada universidad debe diseñar y establecer su propia ruta, dependiendo de su situación y de sus circunstancias particulares. Y también parece claro que no es lo mismo diseñar una universidad nueva nacida en la era digital que adaptar universidades ya establecidas con su cultura organizacional, personal e infraestructuras. Pero si nos preguntan qué hacer para poder estar en mejores condiciones para abordar su transformación digital, aquí está nuestra propuesta de siete pasos previos.

1. Liderazgo

Uno de los aspectos clave de cualquier cambio organizacional son las personas. En este caso aún cobran mayor relevancia, ya que cuando ponemos el énfasis en las tecnologías solemos caer en el error de descuidar la parte humana. Además, aunque todo el personal es importante, si hay una figura crucial para el éxito de la transformación digital es el liderazgo del rector. Por tanto, es imprescindible que el rector lidere el proceso de transformación digital de su universidad. Aunque no debe estar solo en esta tarea. Este rector convencido deberá apoyarse en un CIO preparado, que además de actualizar su arquitectura de TI, tenga pensamiento estratégico y la capacidad para re-imaginar la universidad digital. Y de ahí se debe transmitir por capilaridad el mensaje hacia toda la comunidad universitaria.

2. Estrategia

La transformación digital no la dirige la tecnología si no la estrategia. La universidad debe diseñar su estrategia de futuro, ambiciosa pero viable, que le permita cumplir con su misión y atender adecuadamente a las expectativas que la sociedad deposita en ella como institución motora del progreso. Pero necesitamos adoptar sistemas ágiles de planificación estratégica. Las universidades no pueden demorarse un amplio periodo de tiempo en realizar planes con amplia participación que después deben desarrollarse durante un lustro (o más tiempo). Se necesitan sistemas en los que convivan plazos de tiempo más largos para establecer estrategias estables y agilidad para responder y adaptarse a los cambios continuos del entorno.

3. Gobierno

Debido a la fuerte dependencia que las universidades tienen en estos momentos de las TI, es muy difícil encontrar un proceso de negocio que no esté soportado en mayor o menor medida por estas tecnologías. Consecuentemente, las tecnologías deben estar alineadas con la estrategia de la universidad y al servicio de esta. Es necesario superar la visión tradicional de la oferta y la demanda de TI y evolucionar hacia una visión más madura, donde las TI se conviertan en un activo que cree valor para la universidad. Y para ello, la universidad debe dotarse de las estructuras de gobierno de TI que le permitan afrontar este reto y que las decisiones importantes de TI se tomen en el nivel adecuado, es decir, en la alta dirección.

4. Priorización

En la mayoría de las organizaciones, y más aún en las universidades (y aún más si cabe en las universidades públicas), los recursos son limitados, y casi siempre escasos. Por tanto, en momentos de cambios cobra especial relevancia la priorización de aquellos proyectos TI que aporten mayor valor a la universidad. Es imprescindible seleccionar y priorizar la cartera de proyectos de TI como base del futuro éxito de cada uno de los proyectos que la componen y como uno de los procesos de alineamiento estratégico de las universidades. No basta con tener una cartera de proyectos de TI. Esta debe ser estratégica, en el sentido en que la lista priorizada de los proyectos TI tiene en cuenta los objetivos estratégicos y emana del Consejo de Dirección, y al mismo tiempo se dispone de indicadores para medir el éxito estratégico de cada proyecto.

5. Madurez

Sin medir es muy difícil mejorar. Pero no podemos limitarnos a medir únicamente la transformación digital. Como ya dijimos (ver aquí), la necesidad de transformación digital de las universidades sólo podrá ser atendida cuando se hayan atendido las necesidades tecnológicas básicas precedentes. Por ello consideramos de suma importancia disponer de un modelo integral que aborde la madurez digital de la universidad de forma holística. Y, además, debemos tomarle el pulso periódicamente a las tecnologías, no contentarnos con una medida puntual. El equipo de investigadores GTI4U (Gobierno de las TI para Universidades) estamos trabajando en un modelo de Madurez Digital para Universidades (MD4U), del que ya adelantamos algunas cuestiones en este blog (ver aquí). Este modelo se estructura, a su vez, en siete retos a asumir:

  • Extender la cultura digital entre la comunidad universitaria.
  • Mantener la disponibilidad del negocio y optimizar la seguridad de la información.
  • Obtener ventaja competitiva gracias a unos servicios de calidad.
  • Ofrecer formación de calidad y competitiva.
  • Satisfacer las demandas emergentes de los clientes (estudiantes principalmente).
  • Disponer de conocimiento e información adecuada para la toma de decisiones.
  • Alcanzar los objetivos estratégicos de la universidad (visión).

6. Exploración

Además de explotar, también explorar. Si por digitalizar entendemos el uso de las tecnologías de la información para ofrecer soluciones más rápidas y eficientes a necesidades de negocio ya existentes, entonces estaríamos hablando de explotar el negocio. Sin embargo, la transformación digital consiste tanto en digitalizar como en detectar cual es el potencial de una tecnología para generar valor, bien transformando procesos de negocio o creando nuevos servicios o procesos estratégicos para la universidad basados en dicha tecnología. En este sentido, la universidad debe explorar las tecnologías emergentes: inteligencia artificial, big data, blockchain, asistentes virtuales, realidad extendida, analíticas de aprendizaje… Una buena práctica es la creación de un laboratorio para la transformación digital que analice las tendencias tecnológicas y su aplicación a la docencia, a la investigación y a la gestión universitaria. En un mundo en constante cambio, la exploración es vital para la supervivencia.

7. Prototipado

La experimentación con tecnologías nuevas, la optimización de la experiencia del usuario y la incertidumbre inherente a la transformación digital hace necesario la utilización de metodologías ágiles para convertir las ideas en productos y servicios que aporten valor a la universidad. La experimentación rápida e iterativa es crítica para eliminar las malas ideas y convertir las buenas en innovaciones de alto impacto. Las universidades necesitan tanto control como flexibilidad para mitigar los riesgos de las decisiones arriesgadas y permitir la capacidad de respuesta en la entrega de proyectos. La creación de prototipos de productos y servicios en ciclos cortos para poder validarlos lo antes posible reduce los momentos de incertidumbre y evita errores costosos. Así, debemos entrar en un ciclo continuo de iterar, corregir y aprender.

En resumen, atendiendo a Abraham Lincoln cuando decía que si dispusiera de seis horas para cortar un árbol se pasaría cuatro afilando el hacha, para estar en condiciones de aprovechar todo el potencial de las tecnologías digitales, las universidades deben estar preparadas y disponer de las herramientas y estructuras de gobierno que le permitan hacer realidad su estrategia transformadora. Estos siete pasos que proponemos no son secuenciales y algunos más que pasos los podemos considerar aspectos clave. Pero, en cualquier caso, consideramos que deben abordarse si una universidad se plantea seriamente abordar una estrategia transformadora. Estos pasos previos, sin embargo, ni son transformación digital ni la garantizan por si solos. Pero, en nuestra opinión, dan las claves necesarias para que una universidad esté en condiciones de diseñar su transformación digital. Antes de abordar la transformación digital, la universidad debe preguntarse:

¿El rector cree en la transformación digital?

¿La universidad tiene una visión compartida y una estrategia?

¿Dispone de estructuras gobierno de TI?

¿Se priorizan estratégicamente los proyectos de TI?

¿Hay unaconcepción integral de las TI?

¿La universidad dispone de espacios para la innovación?

¿Se desarrolla tecnología de acuerdo con metodologías ágiles?

Suscríbete al blog por correo electrónico

Suscripción conforme al RGPD 2016/679.

 
Comentarios
  1. Luis Millán dice: 17/06/2019 a las 16:46

    Es un excelente artículo que, en lenguaje preciso y sin rodeos, plantea estas siete claves para la transformación digital de la Universidad pública. En mi modesta opinión, más que claves, son condiciones necesarias y factibles de realizar. Indispensable es la voluntad política de todos los factores de poder institucional y sobre todo de la propia comunidad académica, alrededor de una estrategia consensuada
    Saludos


¿Y tú qué opinas? Deja tu comentario