¿Alguien sabe para qué sirve la contabilidad analítica?
Resulta extraño (al menos para quien escribe estas líneas) que una norma, la Ley Orgánica del Sistema Universitario, recoja en un artículo concreto, en este caso el 59.4, la obligación de implantar “un sistema de contabilidad analítica o equivalente” en las universidades públicas.
Partiendo de que no es claro qué significa en ese contexto “equivalente” (término desafortunado y totalmente impreciso como para figurar en una norma con rango de ley orgánica) tampoco es evidente por qué figura esta obligación que no consta ni en la Ley de Sociedades de Capital ni en la Ley General Presupuestaria.
Y, en mi opinión, no consta no porque no sea importante, sino por todo lo contrario, porque es indudable que cualquier organización, pública o privada, de índole mercantil o sin ánimo lucrativo, que cuente o no con presupuesto limitativo, deben contar con mecanismos de toma de decisiones.
En este sentido es fundamental la contabilidad analítica, llámase así, de gestión, interna o como queramos denominarla. No entraremos aquí en los matices que puedan diferencias a una u otra.
Cualquier gestor necesita tomar decisiones y, para esta toma de decisiones, hace falta información. Información que requiere de datos contables, pero también de otra índole y de carácter cuantitativo y cualitativo. Es necesario poner todos estos datos en conexión directa con la información económica y, esto es en gran parte, la misión de la contabilidad analítica.
Esta contabilidad, en una entidad mercantil, nos sirve para analizar el coste de los productos, la rentabilidad de los mismos, fijar precios, analizar componentes de coste de las distintas unidades organizativas, etc. También es clave para definir estrategias de futuro que se traducen en presupuestos y objetivos a cumplir.
Cada entidad adapta a sus propias características estos mecanismos y por ello se la denomina también contabilidad interna.
Suelo afirmar en mis clases el primer día que la contabilidad analítica sirve hacia dentro, está dirigida a los gestores, se adapta a las características de la empresa y no puede ser algo que se presente una vez al año y a ejercicio vencido, puesto que entonces pierde toda su funcionalidad.
Un gestor no puede tomar decisiones solo una vez y seis meses después de haber terminado el ejercicio económico. Este modelo es algo absurdo y fuera de lo que puede ser un sistema de gestión moderno.
La contabilidad analítica constituye un tema recurrente en las universidades públicas
Se puede intuir que aparece en la nueva Ley dado que es un tema recurrente en los últimos años y que no se termina de rematar. Desde que comenzaran los primeros trabajos de establecimiento de un sistema de contabilidad analítica para las universidades hace más de 10 años (con el modelo de adaptación de CANOA, el posterior documento de la CRUE y un más que meritorio esfuerzo de los gerentes) me temo que este asunto ha vuelto a quedar en el cajón de las cosas pendientes a futuro porque no es urgente.
La Ley da un plazo de dos años para su implementación. Y no indica qué pasara si no se hace. ¿Estaremos errando con el objetivo que se persigue?
Hace años explicaban a los gestores universitarios que el objetivo era fijar las tasas en relación al coste de los servicios, cuando las tasas son solo una parte de la financiación de las universidades, y no la más importante, y cuando además dependen de decisiones políticas independientes de cada comunidad autónoma.
Ahora manifiestan que es un sistema de comparación de determinadas magnitudes entre universidades (públicas obviamente, las privadas mantienen sus sistemas desgraciadamente más pendientes del Ebitda que de cualquier otra magnitud).
Para poder hacer estas comparaciones son necesarios datos homogéneos y, para calcular estos datos homogéneos, se han desarrollado procedimientos para considerar determinados gastos:
- Separación entre gastos directos e indirectos y asignación a los objetos de coste (titulación, estudiante, proyecto, etc…)
- Se ha “decidido” que el periodo a considerar es el año natural (mezclando datos de dos cursos académicos distintos que pueden tener significativas variaciones en estructuras de profesorado o en número de estudiantes, etc…
- Y todo ellos se combina con una norma (la famosa norma 23) que trata de hacer cálculos, recálculos y estimaciones para poder distribuir los costes de personal docente e investigador, sin tener en cuenta que hay universidades con unas estructuras de plantillas totalmente diferenciadas por no hablar del peso que el personal tiene en sus presupuestos anuales.
Para qué se demanda la contabilidad analítica por los gestores políticos
Porque de lo que se trata es de saber para qué se quiere esta información. Si atendemos a lo que recogen los documentos anteriormente citados, la información elaborada de acuerdo a las normas que se recogen en ellos, se traduce en unos informes finales y en unos ratios.
Es decir, si no se conoce en profundidad qué es la contabilidad analítica, lo natural es pensar que la recabación de estos datos es más burocracia y más información que piden desde ministerios, comunidad autónoma, etc… y que se traduce en dedicar personal de administración a rellenar papeles para que alguien los archive adecuadamente.
Si el rector o vicerrector no es consciente de la utilidad de esta información (eso si, elaborada conforme a las características de la universidad) de poco servirá que el gerente insista en que es fundamental para conocer la universidad por dentro.
Si no estamos dispuestos a partir de la información analítica a tomar decisiones sobre profesorado, titulaciones, centros o departamentos, la información, insisto, quedará reducida a unas cifras en unos papeles que nos piden desde una entidad u otra.
La asignación de recursos constituye el principal hándicap en entidades públicas con presupuestos limitativos. No hacemos referencia a lo económico, también de espacios, de mecanismos de decisión para promocionar profesorado, de la modificación y adecuación de relaciones de puestos de trabajo del personal técnico, de administración y servicios.
Me sorprende ver cómo es unánime la solicitud por parte de los rectores de mayores fondos para financiar la universidad, que claramente comparto, pero esto me parece tan importante como la evaluación de la gestión que cada universidad hace de estos recursos y como los asigna.
Es triste que, en muchas ocasiones, la universidad peque de los mismos defectos que muchas estructuras de la administración pública. Seguimos con presupuestos continuistas, sin grandes cambios, manteniendo los mismos “repartos” del año anterior. No se oye que esté bien financiado como tampoco escucho a casi nadie decir qué haría si recibiese más fondos más allá de puras generalidades.
Cierto rector solía comentar que recibía continuamente la visita de decanos o directores reclamando mas fondos o más espacios (el otro gran caballo de batalla) pero que cuando se trata de implantar un nuevo título o de alojar un determinado laboratorio, en la memoria correspondiente, siempre firmaban disponer de los medios necesarios, económicos y de otra índole.
Con una adecuada analítica transformaríamos las opiniones en datos, discutibles como todos, pero al menos las decisiones estarían claramente justificadas. Y las cosas se podrán cambiar.
Conclusión
Me temo que este no es el camino que llevamos. Algunas universidades están orgullosas de haber realizado un esfuerzo (y lo han hecho, sin duda alguna) para ofrecer, con 2, 3 o 5 años de retraso, la “analítica” de este o aquel ejercicio.
Mas escasas son las que han conseguido realizar dos o más años consecutivos y muy pocas las que lo están haciendo todos los años.
Mi reconocimiento a todas ellas y mi llamamiento a los gestores políticos: la contabilidad analítica no puede traducirse en una o dos personas que se dediquen a recopilar la información y rellenar formularios o calcular indicadores. Es un mecanismo de gestión que requiere de un departamento de gestión en condiciones, que tiene que responder a las características de la universidad y que tiene que servir para tomar decisiones. Por parte de los gestores internos fundamentalmente.
Es imprescindible implementar la contabilidad analítica, sin necesidad de que lo diga una ley.
Ojalá esté equivocado y de verdad se haya emprendido el camino correcto.
No puedo estar más de acuerdo con el análisis de Javier Sevillano y no, no se ha iniciado el camino correcto.
1) Es sorprendente que la exigencia legal de disponer de contabilidad analítica se circunscriba a las universidades públicas y no exista para el resto de servicios públicos (sanidad, educación no universitaria, etc.) que consumen una proporción muy superior de recursos públicos.
2) Es sorprendente que la exigencia legal de disponer de contabilidad analítica no vaya acompañada de capacidades legales de autonomía en la gestión de los costes, fundamentalmente de personal, para que las universidades públicas puedan tomar decisiones efectivas en términos de dimensión plantillas, captación de personal, obligaciones laborales, retribuciones, etc. y de los ingresos de sus instituciones. Exactamente el camino contrario que acentúa la nueva LOSU, más reglamentista, si cabe, que la legislación anterior.
3) Es sorprendente que el argumento para justificar la exigencia legal de la contabilidad analítica haya sido el de fijar las tasas. ¿significaría eso que los precios públicos de una titulación con baja demanda y coste unitarios caros, van a duplicar o triplicar las de estudios con demanda adecuada?¿significaría eso que los precios públicos de una universidad pública ineficiente serian mayores que los de una eficiente?
Contabilidad analítica sin necesidad de que lo diga una ley, por supuesto y para todas la organizaciones públicas que se financiación con recursos públicos relevantes, para la mejora de la eficiencia interna, con autonomía y capacidad de decisión efectiva de los gestores públicos. Si no la tienen, como es el caso, ¿contabilidad analítica para qué?
Muchas gracias Javier por tu «entrada». Estoy de acuerdo en casi todo, pero me gustaría hacer una reflexión. ¿Debe ser «publica» la contabilidad analítica? ¿La debe tener en cuenta la administración para establecer las tasas (como por otra parte establece la ley, es decir que las tasas deben ser proporcionales al coste real)? Cuando fui DGU de la CM hice un estudio de «contabilidad administrativa» que no se aleja mucho del mapa que me hubiera dado una contabilidad analítica, y que demostraba que el coste/crédito de las distintas UUPP podía variar de unas a otras, a veces, en función de experimentalidad y otros factores, de 1 a 3. Si se cumpliera la ley, esto llevaría consigo a UUPP con un coste de tasas proporcional a 1 y otras proporcional a 3. ¿Estamos preparados, como sociedad, a tener UUPP «caras» y otras «baratas»? Solo dejo en el aire las preguntas.
Felicito a Javier Sevillano por su magnífica exposición de los hechos. Sin duda, ha puesto “el dedo en la llaga” en uno de los asuntos más espinosos para los “responsables” de las universidades públicas. Y, enseguida le han apoyado con numerosos argumentos dos de los mayores expertos en este tema en España, planteando algunos de los asuntos más espinosos desde la perspectiva de la teoría de la Hacienda Pública: ¿los estudiantes universitarios como usuarios del servicio público de docencia universitaria deben financiar con sus precios públicos una parte del coste del servicio “divisible de cada universidad o de cada Comunidad Autónoma”? y porqué esta exigencia legal de disponer de contabilidad analítica existe para las universidades públicas y no para el resto de servicios públicos (sanidad, educación no universitaria, etc.). Todos estos servicios públicos que, por cierto, compiten entre ellos en sus respectivas Comunidades Autónomas, consumen fondos públicos, que vienen no solo de los presupuestos de las Comunidades Autónomas, sino también del Gobierno de España y de la Unión Europea.