Hacia una transformación digital de las universidades diseñada en “capas ágiles”

El proceso de transformación es un invariante en todas las esferas sociales y personales. Las empresas se transforman; los procesos también. Hasta el ocio individual o grupal está en constante transformación.

A este hecho, sociológicamente constante a lo largo de la historia de diferentes formas, se le añade un adjetivo: digital. Se habla de “transformación digital” como el camino que hay que emprender para conseguir que la actividad realizada basada en la presencia pase a estar desubicada y apoyada en servicios digitales y a menudo asíncronos (o con menos puntos de contacto síncrono de los habituales, al menos).

Como no podía ser de otra forma, la universidad (y sus procesos, y sus personas) ha decidido iniciar ese camino transformador con celeridad.

La necesidad de transformación digital en la universidad

La mayoría de las universidades, incluso puede que todas, dedican recursos humanos y presupuestarios al asunto, adaptando su modelo académico, y muchos de sus servicios para estudiantes y docentes a un entorno virtual o híbrido que facilita y potencia esta transformación. Faraón Llorens contaba en su artículo ¿Qué es la transformación digital de las universidades?, en este mismo blog, qué es y cómo hay que afrontar esta transformación digital en la universidad.

Este parece ser un asunto interesante para muchos, entre los que me incluyo. Creo, firmemente que la transformación digital de la sociedad en general y de la universidad en particular es inevitable. Tan inevitable la creo que ni siquiera dedico tiempo y reflexión a decidir si es “buena” o “mala”.

Lo interesante, a mi juicio, es caer en la cuenta de que dicho proceso de transformación es inevitable. El dilema entre digitalizar o no digitalizar una actividad, un proceso, un “lo-que-sea”, es en realidad un falso dilema, y dedicar esfuerzo a esa reflexión es, en mi opinión, perder el tiempo. La realidad es que digitalizaremos todo lo que podamos y al mayor ritmo posible -el ritmo marcado por el más veloz de nosotros-. Fin de la cuestión.

Cómo abordar la transformación digital sin caer en la parálisis por el análisis

Donde sí es importante incidir es en cómo haremos la transformación. Reflexionar sobre lo que perderemos y lo que ganaremos según cómo lo hagamos, plantear escenarios y valorarlos. El esfuerzo dedicado a ese diseño del camino (no del destino) es la cuestión central, porque nos jugamos mucho en el envite. Y aquí el riesgo, como tantas otras veces, es caer en la “parálisis por el análisis”.

Si hay que diseñar varios escenarios para valorarlos y poder tomar la decisión de qué camino elegir después, se corre el riesgo de perder la iniciativa porque se acabe el tiempo y las prioridades cambien. Esto provocará que, al final, la universidad no hará lo que quiere, ni lo que debe, sino lo que pueda para no quedarse fuera del nuevo orden social.

El ejemplo de OSI como punto de partida

Otro aspecto importante es caer en la cuenta de que, de cara a abordar este proceso, las universidades no parten -o no deberían partir- de cero cada vez que nos propongamos hablar de transformación digital. El ejemplo del Open System Interconnection (OSI) puede servirnos como de marco de referencia.

Su ejemplaridad radica en que permitió a distintos fabricantes de distintos elementos implicados en la comunicación de sistemas digitales innovar y mejorar sus dispositivos. Les permitió hacerlos compatibles con el resto de elementos de ese sistema de comunicaciones. Y es precisamente este modelo el que ha hecho posible que Internet y los sistemas de comunicaciones digitales (telefonía móvil incluida) se han hayan desplegado con tanta rapidez.

La transformación digital en capas

Este modelo OSI propone siete capas para diseñar la comunicación. Algunos de los elementos de la red de comunicaciones, solo necesitan implementar hasta la capa tres, por ejemplo. Mientras, otros solo implementarán la capa siete y pueden hacerlo porque los problemas de las capas anteriores ya se habrán resuelto y no importa cómo. Solo necesitarán saber qué hacer con la capa siete (mediante protocolos) y cómo comunicarse con los elementos de la capa seis con los que cambiará información (a esto se le llama interfaz).

La idea central es sencilla: divido el problema en estratos, las capas. En cada momento solo deberé preocuparme en resolver los problemas de ese estrato y en cómo intercambiar información con las capas adyacentes (la superior y la inferior). Cómodo y elegante. Cada fabricante o proveedor de servicio solo se encarga de sus protocolos (comunicaciones dentro del mismo nivel) y sus interfaces (coordinación entre niveles adyacentes) y confía en el resto del sistema para todo lo demás.

La idea es aplicar ese mismo “principio activo” a la transformación digital: dividirla en capas y preocuparse de distintos problemas en cada capa. De esta forma, se pueden empezar a diseñar soluciones parciales para problemas concretos y, después, cuando haya una solución mejor, desmontar ese elemento y sustituirlo por el nuevo.

En la figura 1, se encuentra una propuesta de capas para esta transformación, sin validar, de siete capas (guiño a OSI) como modelo y una lista de elementos que habría que tener en cuenta en esa capa para diseñar el camino concreto.

 

La agilidad en el cambio

Como hemos visto, la segmentación de la transformación digital en capas pretende sacar una foto, un perfil del camino. Sin embargo, el segundo elemento (“ágiles”), esboza una posible película de esa transformación, puesto que la mera división del trabajo puede que no sea suficiente.

Para explicarlo, tal vez lo mejor sea pensar en la transformación digital como si fuera un proyecto de ingeniería de procesos. En este tipo de proyectos, por lo general, existen modelos de desarrollo que proponen avanzar mediante etapas muy cortas en las que se construyen prototipos viables cada vez más complejos y avanzados. De esta forma, mediante pequeños avances semanales (o quincenales) se realizan de manera simultánea análisis, evaluaciones y solucionando problemas, dejando para más adelante los problemas que pudieran surgir.

En concreto, el marco de trabajo SCRUM, propio del desarrollo de software, propone, entre otras cosas, dividir el periodo de tiempo del proyecto en periodos cortos, llamados “sprint”. En cada sprint, se fijan los avances del prototipo de cara sprint al siguiente, generando valor en cada salto. Este tipo de filosofía parece la más adecuada para abordar un proceso tan sumamente complejo como la transformación digital.

En la figura 2, puede verse un ejemplo hipotético de cómo usar el espíritu “ágil” de SCRUM en un proceso como la transformación digital. El análisis de una universidad en concreto llevaría entonces a proponer, en cada capa y para cada sprint, un avance significativo pero alcanzable.

Aplicando el método SCRUM y el modelo OSI en la universidad

El modelo concreto propuesto y sus sprints pretenden ser un ejemplo de implantación posible, aunque sin duda mejorable. El mensaje principal no es adoptar estas capas ágiles exactamente como se proponen, sino plantear el proceso de transformación digital de la universidad como un proceso amplio y de mucha profundidad. En ese sentido, abordarlo en capas y desarrollarlas al modo de prototipos viables e incrementales de la nueva universidad transformada que se quiere construir sería un modelo-tipo de proceso de gobierno.

Una ventaja de adoptar este enfoque en capas y con sprint es la tolerancia a fallos. Es muy probable que algunas de las acciones llevada a cabo para avanzar en esta transformación digital resulten, a la postre, erróneas. Por ejemplo, si una universidad hace algún tiempo hubiera apostado por la red social Google+ como elemento diferencial para la comunicación horizontal entre estudiantes habría tenido que rediseñar su estrategia cuando se cerró Google+ en abril de 2019. Si su modelo completo era monolítico, todo conectado con todo, sin capas, tendrían que reconstruir buena parte de su estructura. En una organización con capas solo hay que cambiar la red social y asegurar que su sustituta cumple los mismos requisitos.

Avances incrementales y evaluados

El diseño del camino en etapas cortas y con avances controlados, permitiría a la universidad en cuestión recoger opiniones de cada prototipo. Esto podría llevarse a cabo bien probándolo con un grupo de estudio, o bien analizando su uso por la comunidad completa. Esta capacidad de análisis en paralelo al despliegue facilita la toma de decisiones para corregir errores o aprovechar oportunidades creadas en la propia universidad o lanzadas al mercado por un nuevo proveedor.

La universidad que acierte con las capas y la agilidad apropiada, avanzará más rápidamente hacia su transformación digital. Además, generará una mayor satisfacción entre sus miembros, incluyendo docentes y estudiantes, ya que podrán influir en el proceso, mediante aportaciones y valoraciones de cada “prototipo viable”.